摘要：館藏建設(shè)是檔案館功能建設(shè)和功能發(fā)揮的核心問題。本文結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行了思考，提出了加強(qiáng)館藏建設(shè)的建議和工作思路，對城建檔案館功能建設(shè)和功能發(fā)揮有一定的借鑒和參考意義。

　　關(guān)鍵詞：城建檔案；館藏；檔案館功能

　　在城市建設(shè)高速發(fā)展的背景下，各地城建檔案工作呈現(xiàn)出強(qiáng)勁發(fā)展勢頭。根據(jù)湖南省建設(shè)廳最近一次城建檔案工作調(diào)研，全省大中小城市共建館28個，建館率為100%，專職工作人員有373人，館庫面積達(dá)41000多平方米，館藏量突破了50萬卷，城建檔案工作已成為全省檔案事業(yè)重要的組成部分。在為取得成績高興的同時，我們也存在著一些隱憂，特別是各地在館藏建設(shè)方面出現(xiàn)了一些偏差。而館藏問題實(shí)際上是一個檔案館功能建設(shè)和功能發(fā)揮的核心問題，因?yàn)闄n案館的價值首先在于館藏的價值，離開了檔案，檔案館的存在意義以及我們的檔案工作都無從談起。因此，我們把館藏建設(shè)提升到一個顯著的高度來探討和研究是有必要的。

　　1、目前城建檔案館藏建設(shè)中存在的主要問題

　　1.1發(fā)展非常不平衡

　　從全省來看，有的城建檔案館館藏量增長非常之快，像長沙館一年新進(jìn)館30000多卷，株洲館一年新進(jìn)館10000多卷；而有的館偶爾一年只進(jìn)館幾十卷，很多年份則沒有新進(jìn)檔案，館藏量基本沒有增長。有些館早就建立了機(jī)構(gòu)、配備了人員、落實(shí)了經(jīng)費(fèi)，但工作只停留在發(fā)發(fā)文、開開會、搞搞接待參觀、搞搞業(yè)務(wù)檢查，對收集檔案、豐富館藏沒有實(shí)質(zhì)動作，導(dǎo)致檔案館虛擬化、空心化，城市建設(shè)得很快，城建檔案管理乏力。

　　1.2館藏結(jié)構(gòu)日益不合理

　　依據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》（國家檔案局1997發(fā)布）和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（國家建設(shè)部2001年修正）等法規(guī)，從歸屬和流向上講，房地產(chǎn)檔案、國土檔案、規(guī)劃報建檔案、環(huán)境保護(hù)、勘察測量、水文地質(zhì)、電力管線、人防軍事等資料無疑屬城建檔案。但全省各城建檔案館均沒有收集本市房地產(chǎn)、國土檔案。一些城建檔案館因不在規(guī)劃口管理，連規(guī)劃報建檔案都難以收集，更不用說環(huán)境保護(hù)、勘察測量、水文地質(zhì)、電力管線、人防軍事等資料了。從各市城建檔案館新進(jìn)檔案的主體來講，絕大部分是建設(shè)工程竣工檔案。即使在建設(shè)工程檔案方面，因?yàn)橹攸c(diǎn)工程、市政工程、管線工程等檔案難于收集管理，各城建檔案館把主要力量放在房屋建筑工程檔案收集上。長此下去，城建檔案館將漸漸成為工程竣工資料檔案館，館藏單一，館藏結(jié)構(gòu)日益不合理，其結(jié)果是城建檔案信息資源的保存價值和利用率正在迅速下降。

　　1.3普遍重收集輕開發(fā)利用

　　檔案保管的目的在于利用，利用是檔案生命價值的體現(xiàn)。館藏建設(shè)的一個重要方面是建立檔案開發(fā)利用的機(jī)制，包括查借閱利用、信息編研、修史編志等，現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還為檔案開發(fā)利用提供了很多新的手段。但從全省來看，檔案利用工作做得非常不夠，館藏建設(shè)被作為檔案館的后臺工作、傳統(tǒng)工作，主要精力放在前臺，即檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和驗(yàn)收。編研成果不多，很多館沒有建立檔案計算機(jī)檢索系統(tǒng)，僅長沙館開展了檔案數(shù)字掃描和數(shù)字檔案館建設(shè)，絕大部分館的檔案利用還是手工操作。

　　1.4個別地方城建檔案意識還很不強(qiáng)

　　盡管最近幾年各地對城建檔案工作的認(rèn)識有了很大提高，但也有個別地方，特別是一些區(qū)、縣（市）和一些基層單位，對城建檔案編制、報送、利用的意識還很淡薄。有些人認(rèn)為編制工程檔案太麻煩，既不帶來政績，又增加了成本；有些人認(rèn)為建設(shè)工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，不要搞得太復(fù)雜，沒有把完整的檔案資料管理納入日常的工作范圍；有的單位甚至把檔案作為“私有財產(chǎn)”、“個人秘密”，拒不移交。這一些錯誤認(rèn)識與國家有關(guān)檔案工作和城建檔案工作的法律法規(guī)是相違背的，特別是與國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》要求建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)有完整的建設(shè)工程檔案資料并及時向城建檔案機(jī)構(gòu)報送的規(guī)定相違背的，從認(rèn)識上講是不知法，從行為結(jié)果來講，就是違法和犯法了。

　　2、抓好四個結(jié)合，加強(qiáng)城建檔案館藏建設(shè)

　　通過上面的問題分析，我們認(rèn)為加強(qiáng)城建檔案館藏建設(shè)一要有認(rèn)識，二要有思路，三要有措施。作為城建檔案工作者，從事業(yè)發(fā)展和工作創(chuàng)新的角度出發(fā)，還要有緊迫感和使命感。結(jié)合實(shí)際，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)抓好四個結(jié)合：

　　2.1將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合，強(qiáng)化歸檔收集

　　在新的形勢下，城建檔案工作者如果仍墨守陳規(guī)，守株待兔，必然導(dǎo)致城建檔案工作的被動。在思想認(rèn)識上，必須努力克服檔案收集難的畏難思想，出于對城建檔案事業(yè)的責(zé)任和使命，樹立主動服務(wù)意識，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力改善自身形象，增強(qiáng)工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的，不能只說不做，不能怕麻煩，不能拒絕具體事務(wù)。我們應(yīng)把“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”和“檔案接收”結(jié)合起來，業(yè)務(wù)指導(dǎo)是方法、是手段，檔案收集是目標(biāo)，是結(jié)果。

　　在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上，應(yīng)勤跑工地，堅持項(xiàng)目追蹤，收集信息，了解情況，隨時進(jìn)行檢查指導(dǎo)，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動參與各項(xiàng)重要建設(shè)活動和工程的竣工驗(yàn)收，把工作做到現(xiàn)場，超前控制，把問題解決在檔案進(jìn)館之前，確保檔案收集完整、全面。一些重點(diǎn)工程或外商投資項(xiàng)目，由于領(lǐng)導(dǎo)重視、社會關(guān)注、地位特殊而享有一些特殊政策，對其竣工檔案歸檔的監(jiān)督難以落到實(shí)處，對這些項(xiàng)目的檔案歸集工作，要積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時與企業(yè)溝通，改善與建設(shè)單位的關(guān)系，爭取建設(shè)單位的積極配合。長沙館針對具體工程制定業(yè)務(wù)指導(dǎo)技術(shù)文件，擬定詳細(xì)工作計劃，推出個性化服務(wù)，提高了業(yè)務(wù)指導(dǎo)的針對性，工作更主動，更到位，實(shí)踐證明是一條好的工作舉措。

　　在檔案接收方面，我們應(yīng)充分利用建設(shè)行政程序把關(guān)，建立建設(shè)工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格報送移交制。從長沙和株洲館的做法來看，我們要求建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前一定要進(jìn)行工程檔案初步驗(yàn)收，檔案基本合格后，發(fā)放《初驗(yàn)認(rèn)可證》，才可以召開竣工驗(yàn)收會；在工程備案后，一定要對工程檔案進(jìn)行合格驗(yàn)收，合格驗(yàn)收并移交后，再發(fā)放《合格證》，工程才能辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收結(jié)合成一套完整的程序，使檔案歸檔、接收不再虛弱，強(qiáng)化了歸檔收集，做到了應(yīng)收盡收。

　　2.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合，拓展歸檔渠道

　　城建檔案涉及部門、單位有幾十家，內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的方方面面。一般來說，建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小，歸集率較高；而非建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案種類多，數(shù)量大，收集矛盾多，難度大。我們要運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)、法律等各種手段，突出重點(diǎn)、以點(diǎn)帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關(guān)部門溝通，采取有力措施，加強(qiáng)地下管線檔案的接收和收集，開展地下管線檔案信息的綜合動態(tài)管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理?xiàng)l例》，使地下管線檔案有法可依，保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發(fā)區(qū)的檔案。開發(fā)區(qū)的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統(tǒng)一管理城建檔案的基本原則，依法加強(qiáng)對開發(fā)區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農(nóng)村建設(shè)的目標(biāo)，采取多種形式，切實(shí)做好小城鎮(zhèn)建設(shè)、新農(nóng)村建設(shè)檔案的收集工作。

　　豐富館藏包括量的擴(kuò)展和質(zhì)的提升，沒有數(shù)量就無質(zhì)量可言，而沒有質(zhì)量的館藏，無論數(shù)量多么“龐大”，都難以充分地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。因此，豐富館藏應(yīng)當(dāng)是檔案資料的大數(shù)量和高質(zhì)量的統(tǒng)一體，是規(guī)模與品位的“雙優(yōu)”。豐富館藏的渠道拓寬了，接收方法也解決了，就應(yīng)特別注重質(zhì)量問題，即既要擴(kuò)容又要提質(zhì)。在擴(kuò)容提質(zhì)上，主要注重以下三方面：一是嚴(yán)格按城建檔案歸檔范圍接收檔案，不在此列的拒之門外，確保專館專用，節(jié)約政府公共資源。二是以最低限度數(shù)量的檔案保存最大限度的必要的信息量，盡量避免重復(fù)的、價值不大的檔案進(jìn)館，確保數(shù)量優(yōu)化。三是對整理不規(guī)范、殘缺不全，模糊不清的資料盡量拾遺補(bǔ)缺，修訂完善，確保質(zhì)量優(yōu)化。

　　2.3將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結(jié)合，提高城建檔案法律意識

　　城市建設(shè)檔案管理是一個跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程。建設(shè)系統(tǒng)以外的單位產(chǎn)生的城建檔案，接收難度大，工作紛繁復(fù)雜。我們要充分運(yùn)用法律法規(guī)賦予的權(quán)力，大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責(zé)，主動開展工作。一是加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳，強(qiáng)化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，使之深入人心。長沙、株洲館最近幾年大力開展建設(shè)工程資料員培訓(xùn)，向建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范，提高他們的素質(zhì)和工作技能，產(chǎn)生了較大的成效。二是要建立目標(biāo)管理考核機(jī)制。要通過建設(shè)行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標(biāo)管理考核，將檔案接收和館藏量增長列為量化指標(biāo)，年初下目標(biāo)、年終抓督促，強(qiáng)化行政管理和工作責(zé)任意識。三是充分利用法律法規(guī)授權(quán)，依法治檔。嚴(yán)格按城建檔案管理有關(guān)法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)法制建設(shè)，開展執(zhí)法檢查。一方面，在充分利用現(xiàn)有城建檔案工作法規(guī)、規(guī)章和依法行政的基礎(chǔ)上，根據(jù)各區(qū)、縣（市）實(shí)際，抓緊制定本區(qū)、縣（市）《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開發(fā)利用管理等方面規(guī)范性文件。另一方面，每年可以適當(dāng)開展執(zhí)法檢查，對不按規(guī)定執(zhí)行的建設(shè)單位，在工程竣工驗(yàn)收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍拒不移交構(gòu)成違法事實(shí)的，上報建設(shè)行政主管部門立案，依法予以處罰。

　　2.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結(jié)合，突出城建檔案的利用價值

　　檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結(jié)，從檔案工作最高目的來講，這還僅僅是開始，是起點(diǎn)。我們在做好檔案庫房管理，確保檔案安全的同時，應(yīng)進(jìn)一步突出檔案利用工作，充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待，建立檔案利用反饋登記制度，對檔案利用情況有登記、有統(tǒng)計分析，不斷尋找利用熱點(diǎn)，總結(jié)利用規(guī)律，改進(jìn)利用服務(wù)。二是充分改善利用條件。應(yīng)廣泛采用現(xiàn)代化手段管理城建檔案信息資源，提高館藏檔案的開發(fā)利用水平�？梢越�立計算機(jī)檢索系統(tǒng)，提高檔案查閱速度和查全率、查準(zhǔn)率；有條件的可以建立檔案全息掃描系統(tǒng)，建立數(shù)字城建檔案館；還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立城建檔案查閱利用平臺，方便遠(yuǎn)程自由查閱，提高城建檔案信息社會知情度。三是充分發(fā)掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進(jìn)行編研是一個重要的方面。此外，基于聲像檔案的直觀性，利用城建檔案在聲像工作方面的優(yōu)勢，開展電視專題片制作，承辦展覽、畫冊，建立愛國主義教育基地都是發(fā)掘城建檔案潛在利用價值，提升城建檔案館藏建設(shè)水平的好思路、好辦法。長沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部，宣傳了城市建設(shè)，促進(jìn)了招商引資，產(chǎn)生了廣泛社會影響。

　　總之，館藏建設(shè)問題是檔案工作的一個核心問題，對城建檔案工作來說，城市建設(shè)發(fā)展越快，對城建檔案館藏建設(shè)的要求就越高，也越緊迫。只要我們認(rèn)識到位，思路明確，措施有力，城建檔案館藏建設(shè)也一定能克服困難，持續(xù)取得進(jìn)步，取得創(chuàng)新和突破。