首先是交代出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等,回答“為什么提意見”。其次是對有關(guān)問題或某項工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結(jié)尾習慣用語一般為“以上意見,請結(jié)合實際貫徹執(zhí)行”、“以上意見,僅供參考”等。也可自然收尾,不加結(jié)束語。
在常規(guī)物業(yè)管理中,使用意見應注意以下幾點:
(1)意見的使用比較廣泛,既可以用于正式公文,也可以用于日常工作溝通。因此,在正式公文中,撰寫意見,要有針對性、可行性,文字表述要明確具體。
(2)意見在正式公文中,主要用于平行單位和對下級單位,對上級單位應慎重使用。對上級單位行文,多用“請示”、“報告”等文種。
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